Allgemeine Geschäftsbedingungen

Präambel

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Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachstehend „AGB“) regeln sämtliche Vertragsbeziehungen zwischen der BEPAY SRL, einer Gesellschaft belgischen Rechts mit Gesellschaftssitz in der Rue Lambin 25, 5000 Namur, eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen unter der Nummer BE 0695.710.427 (nachstehend „Bepay“), und jeder juristischen oder natürlichen Person, die zu beruflichen Zwecken handelt (nachstehend „der Kunde“) und die unter der Marke Fidly angebotenen Dienste nutzt.

Fidly bezeichnet die Softwarelösung und die digitalen Dienste, die Bepay in den Bereichen E-Rechnung, automatisierte Buchhaltungsverwaltung und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Buchhaltungsbüros betreibt.

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Artikel 1 – Gegenstand und Geltungsbereich

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Bepay stellt Gewerbetreibenden die Plattform Fidly zur Verfügung, eine SaaS-Umgebung (Software as a Service) mit folgenden Diensten:

• Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Standards (UBL, Peppol);
• elektronische Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten;
• Anbindung an das Peppol-Netzwerk für die sichere Übermittlung von Rechnungen;
• Online-Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Buchhaltungsbüros;
• Automatisierung bestimmter Verwaltungsvorgänge, insbesondere der Gehälter von Geschäftsführern;
• technischer Support und Schulung der Nutzer.

Diese AGB bilden den allgemeinen Vertragsrahmen für jeden Nutzer des Fidly-Dienstes, ob nutzendes Unternehmen oder Partner-Buchhaltungsbüro.

Sie können durch Besondere Bedingungen für jede Kundenkategorie ergänzt werden.

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Artikel 2 – Vertragliche Rangfolge

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Diese AGB legen die gemeinsamen Regeln für alle Fidly-Kunden fest.

Sie werden ergänzt durch:

• Anhang A: Besondere Bedingungen – Nutzende Unternehmen, und
• Anhang B: Besondere Bedingungen – Partner-Buchhaltungsbüros.

Bei Auslegungsunterschieden zwischen den allgemeinen AGB und den Anhängen haben die Bestimmungen des betreffenden Anhangs Vorrang.

Jede Anmeldung zum Dienst setzt die vollständige Annahme dieser AGB und gegebenenfalls des anwendbaren Anhangs voraus.

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Artikel 3 – Anmeldung und Zugang zum Dienst

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Für den Zugang zu Fidly muss der Kunde ein Benutzerkonto mit richtigen und aktuellen Angaben anlegen.

Bepay kann die endgültige Aktivierung des Kontos von einer Identitätsprüfung (KYC-Verfahren – Know Your Customer) gemäß den Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung abhängig machen.

Der Kunde ist allein für die Zugangsdaten zu seinem gesicherten Bereich verantwortlich und verpflichtet sich, diese vertraulich zu behandeln.

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Artikel 4 – Geistiges Eigentum

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Alle Bestandteile der Fidly-Plattform – Software, Oberflächen, Datenbanken, Inhalte, Dokumentation, Marken, Logos und allgemein jede von Bepay entwickelte Technologie – sind durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt.

Der Kunde erhält ein persönliches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht, das auf die Dauer seines Abonnements beschränkt ist.

Die vom Kunden importierten oder erstellten Daten, Dokumente und Dateien bleiben sein ausschließliches Eigentum; Bepay erwirbt daran keine anderen Rechte als die zur Vertragserfüllung erforderlichen.

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Artikel 5 – Verfügbarkeit und Wartung

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Bepay bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, außer bei Unterbrechungen durch geplante Wartung, technische Weiterentwicklungen oder externe Ursachen (Infrastrukturausfall, höhere Gewalt usw.).

Geplante Eingriffe werden nach Möglichkeit vorab per E-Mail oder in der Anwendung angekündigt.

Bei einem kritischen Vorfall setzt Bepay alles daran, den Dienst so schnell wie möglich wiederherzustellen.

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Artikel 6 – Technischer Support

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Ein Supportdienst steht an Werktagen per E-Mail und in der Anwendung zur Verfügung.

Bepay verpflichtet sich, den Eingang von Anfragen innerhalb einer angemessenen Frist zu bestätigen und sie angemessen zu beantworten.

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Artikel 7 – Haftung

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Bepay handelt ausschließlich als technischer Anbieter.

Bepay erbringt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung.

Der Kunde bleibt allein verantwortlich für Inhalt, Rechtmäßigkeit und steuerliche Konformität der über Fidly verarbeiteten Rechnungen und Dokumente.

Bepay haftet nicht für indirekte Schäden (Betriebsausfall, Datenverlust, geschäftlicher Schaden usw.).

Ihre Gesamthaftung ist, gleich aus welchem Grund, auf einen Betrag in Höhe von drei Monatsabonnements beschränkt, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.

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Artikel 8 – Datenschutz (DSGVO)

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Bepay handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO); der Kunde bleibt Verantwortlicher.

Die Daten werden innerhalb der Europäischen Union gehostet und durch Sicherheitsmaßnahmen nach Branchenstandard geschützt.

Bepay verpflichtet sich:

• die Daten nur zur Vertragserfüllung zu verwenden;
• sie niemals zu verkaufen oder ohne Genehmigung weiterzugeben;
• jede Verletzung, die die Rechte des Kunden beeinträchtigen kann, innerhalb von 72 Stunden zu melden.

Die vollständigen Verarbeitungsbedingungen sind in der Datenschutzerklärung und in der dem Kunden zur Verfügung gestellten DSGVO-Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschrieben.

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Artikel 9 – Archivierung und Beweiskraft

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Die über Fidly erstellten elektronischen Dokumente (Rechnungen, Journale, Transaktionsverläufe) werden gemäß den belgischen und europäischen Vorschriften archiviert.

Die von Bepay aufbewahrten Kopien und Aufzeichnungen gelten zwischen den Parteien als Beweis, bis der Kunde das Gegenteil nachweist.

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Artikel 10 – Änderung der Bedingungen

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Bepay kann diese AGB aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen ändern.

Jede wesentliche Änderung wird dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt.

Ein Kunde, der die Änderungen ablehnt, kann sein Abonnement vor dem Anwendungsdatum ohne Vertragsstrafe kündigen.

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Artikel 11 – Anwendbares Recht und Streitbeilegung

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Diese AGB unterliegen belgischem Recht.

Für alle Streitigkeiten sind ausschließlich die Gerichte des Gerichtsbezirks Lüttich zuständig, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

Vor jedem gerichtlichen Schritt bemühen sich die Parteien um eine gütliche Lösung.

Gelingt dies nicht, kann eine Schlichtung über den Ombudsdienst für Verbraucher (www.verbraucherombudsdienst.be) oder die europäische OS-Plattform (https://ec.europa.eu/consumers/odr) beantragt werden.

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Artikel 12 – Kontakt

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BEPAY SRL (Marke Fidly)
Rue Lambin 25, 5000 Namur
Unternehmensnummer: BE 0695.710.427
E-Mail: contact@fidly.be
Websites: www.fidly.be / www.bepay.be

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Anhang A – Besondere Bedingungen „NUTZENDE UNTERNEHMEN“

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Artikel A1 – Gegenstand

Dieser Anhang regelt die vertraglichen Bedingungen für Unternehmen, Organisationen oder Selbstständige, die für ihre beruflichen Zwecke direkt ein Fidly-Abonnement abschließen.

Er beschreibt insbesondere die Bedingungen für Abonnement, Verlängerung, Abrechnung, Tarifwechsel und Kündigung.

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Artikel A2 – Abonnementtarife

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Fidly bietet mehrere Abonnementtarife an, die auf Größe und Bedarf jedes Unternehmens zugeschnitten sind:

• START: für kleine Strukturen oder begrenzte Volumen;
• SMART: einschließlich automatischer Bankverbindung über die PSD2-Richtlinie;
• GROWTH: für Unternehmen mit hohem Volumen, mit erweiterten Funktionen.

Jeder Tarif umfasst:

• ein Hauptbenutzerkonto,
• ein monatliches oder jährliches Kontingent an Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
• Zugang zu den in der Preisliste vorgesehenen Funktionen.

Die geltenden Preise und Kontingente sind auf der Website und im Kundenbereich angegeben.

Die Beträge verstehen sich ohne Steuern; die gesetzliche MwSt. kommt hinzu.

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Artikel A3 – Kostenloser Testzeitraum

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Neuen Kunden kann ein kostenloser Testzeitraum von 30 Tagen mit einer begrenzten Anzahl von Rechnungen angeboten werden.

Nach Ablauf dieses Zeitraums muss der Kunde einen kostenpflichtigen Tarif wählen.

Ohne Abschluss eines Abonnements wird der Zugang zum Dienst ausgesetzt.

Die während des Testzeitraums erstellten Daten können 60 Tage lang aufbewahrt werden, bevor sie endgültig gelöscht werden, sofern der Kunde keine Verlängerung beantragt.

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Artikel A4 – Optionen und Zusatzleistungen

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Der Kunde kann jederzeit zusätzliche Optionen buchen, etwa:

• zusätzliche Benutzerkonten,
• zusätzliche Bankverbindungen (PSD2),
• zusätzliche Rechnungspakete,
• oder Unterstützungs-, Schulungs- oder Integrationsleistungen.

Die Preise der Optionen sind im Kundenbereich angegeben.

Jede gebuchte Option tritt sofort in Kraft und wird anteilig für den laufenden Zeitraum abgerechnet.

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Artikel A5 – Abrechnung und Zahlung

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Monatsabonnements werden am Jahrestag des Vertragsbeginns im jeweiligen Monat abgerechnet.

Jahresabonnements werden einmal jährlich zum Datum des ursprünglichen Vertragsabschlusses abgerechnet.

Zahlungen können per SEPA-Lastschrift, Überweisung oder Bankkarte erfolgen.

Die Rechnungen werden elektronisch ausgestellt und sind jederzeit im Kundenbereich einsehbar.

Bei Zahlungsverzug sind von Rechts wegen die gesetzlichen Verzugszinsen sowie eine Pauschalentschädigung von 40 € geschuldet, gemäß dem belgischen Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Handelsverkehr.

Bei anhaltender Nichtzahlung behält sich Bepay das Recht vor, den Zugang zum Dienst bis zur Begleichung vorübergehend zu sperren.

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Artikel A6 – Kontingente und Überschreitungen

Jeder Tarif umfasst ein festgelegtes Kontingent an E-Rechnungen.

Automatische Benachrichtigungen warnen den Kunden, wenn er sich diesem Kontingent nähert oder es überschreitet.

Bei Überschreitung:

• kann der laufende Zeitraum bei den Tarifen START und SMART automatisch zum Preis des höheren Tarifs abgerechnet werden;
• werden beim Tarif GROWTH automatisch zusätzliche Rechnungspakete hinzugefügt und zum in der Preisliste angegebenen Preis abgerechnet.

Der Kunde kann seinen Tarif jederzeit über seinen Kundenbereich anpassen.

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Artikel A7 – Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

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A7.1 – Vertragslaufzeit

Das Abonnement wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, mit einer Bindung pro Zeitraum:

• monatlich bei Monatstarifen;
• jährlich bei Jahrestarifen.

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A7.2 – Verlängerung

Sofern nicht fristgerecht gekündigt, verlängert sich das Abonnement automatisch um jeweils einen Zeitraum:

• jeden Monat bei Monatsabonnements;
• jedes Jahr am Jahrestag bei Jahresabonnements.

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A7.3 – Kündigung durch den Kunden

Bei Monatstarifen: Die Kündigung kann jederzeit zum Ende des laufenden Monats verlangt werden, vorbehaltlich einer Frist von mindestens fünf (5) Werktagen vor dem nächsten Abrechnungsdatum.

Bei Jahrestarifen: Die Kündigung ist jederzeit mit einer Frist von fünfzehn (15) Tagen vor dem Jahrestag möglich.

Bereits abgerechnete Beträge verbleiben bei Bepay und werden nicht erstattet, außer bei nachgewiesenem schwerem Verschulden von Bepay.

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A7.4 – Kündigung durch Bepay

Bepay kann den Vertrag fristlos kündigen bei:

• Betrug oder Betrugsversuch,
• missbräuchlicher, rechtswidriger oder diesen AGB widersprechender Nutzung,
• anhaltender Nichtzahlung trotz Mahnung,
• schwerwiegender Verletzung der vertraglichen Pflichten.

Es erfolgt keine Erstattung, außer wenn die Kündigung auf ein schweres Verschulden von Bepay zurückgeht, das zu einer vollständigen Nichtverfügbarkeit des Dienstes von mehr als fünfzehn (15) aufeinanderfolgenden Tagen geführt hat.

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A7.5 – Tarifwechsel

Bei einem Upgrade (Wechsel in einen höheren Tarif) tritt die Änderung sofort in Kraft. Der Preisunterschied wird anteilig für die verbleibende Zeit des laufenden Zeitraums berechnet.

Bei einem Downgrade (Wechsel in einen niedrigeren Tarif) tritt die Änderung zum nächsten Abrechnungszeitraum in Kraft, ohne Erstattung für den laufenden Zeitraum.

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Artikel A8 – Unternehmen mit einem Partner-Buchhaltungsbüro

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Erhält ein Unternehmen über ein Partner-Buchhaltungsbüro von Bepay Zugang zum Fidly-Dienst, können bestimmte kommerzielle Bedingungen aus einer besonderen Vereinbarung zwischen diesem Büro und Bepay hervorgehen.

Diese Bedingungen werden im Kundenbereich angegeben und gelten, solange das Büro den Status eines aktiven Partners behält.

Kündigt das Büro die Partnerschaft, verpflichtet sich Bepay:

• den Dienst für den Endkunden ohne Unterbrechung aktiv zu halten,
• den Kunden zu informieren und ihm einen Übergang zu einem direkten Abonnement oder zu einem anderen Partner-Buchhaltungsbüro anzubieten,
• sämtliche Daten und die gesamte Rechnungshistorie zu erhalten.

Kein Kunde verliert seinen Zugang zu Fidly allein deshalb, weil sein Buchhaltungsbüro die Partnerschaft kündigt.

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Diese Übersetzung dient nur zur Information. Bei Abweichungen ist die französische Fassung maßgeblich.