Algemene voorwaarden

Inleiding

‍

Deze Algemene Verkoopvoorwaarden (hierna « AV ») regelen alle contractuele relaties tussen BEPAY SRL, vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Rue Lambin 25, 5000 Namen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0695.710.427 (hierna « Bepay »), en elke rechtspersoon of natuurlijke persoon die voor beroepsdoeleinden handelt (hierna « de Klant ») en de diensten gebruikt die onder het merk Fidly worden aangeboden.

Fidly verwijst naar de softwareoplossing en de digitale diensten die Bepay exploiteert op het gebied van elektronische facturatie, geautomatiseerd boekhoudbeheer en samenwerking tussen ondernemingen en boekhoudkantoren.

‍

Artikel 1 – Voorwerp en toepassingsgebied

‍

Bepay stelt professionals het Fidly-platform ter beschikking, een SaaS-omgeving (Software as a Service) met de volgende diensten:

• uitgifte en ontvangst van elektronische facturen volgens de wettelijke standaarden (UBL, Peppol);
• elektronisch beheer van boekhoudkundige documenten;
• integratie met het Peppol-netwerk voor de beveiligde verzending van facturen;
• onlinesamenwerking tussen ondernemingen en hun boekhoudkantoren;
• automatisering van bepaalde administratieve handelingen, onder meer het beheer van de lonen van bedrijfsleiders;
• technische ondersteuning en opleiding van de gebruikers.

Deze AV vormen het algemene contractuele kader voor elke gebruiker van de Fidly-dienst, of het nu gaat om een gebruikende onderneming of een partnerboekhoudkantoor.

Ze kunnen aangevuld worden met Bijzondere Voorwaarden per categorie van klant.

‍

Artikel 2 – Contractuele rangorde

‍

Deze AV leggen de gemeenschappelijke regels vast die voor alle Fidly-klanten gelden.

Ze worden aangevuld door:

• Bijlage A: Bijzondere Voorwaarden – Gebruikende Ondernemingen, en
• Bijlage B: Bijzondere Voorwaarden – Partnerboekhoudkantoren.

Bij een verschil in interpretatie tussen de algemene AV en de bijlagen hebben de bepalingen van de betrokken bijlage voorrang.

Elke inschrijving op de dienst houdt de volledige aanvaarding in van deze AV en, in voorkomend geval, van de toepasselijke bijlage.

‍

Artikel 3 – Inschrijving en toegang tot de dienst

‍

Voor de toegang tot Fidly moet de Klant een gebruikersaccount aanmaken met juiste en actuele gegevens.

Bepay kan de definitieve activering van het account afhankelijk maken van een identiteitscontrole (KYC-procedure – Know Your Customer) overeenkomstig de regelgeving ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering.

De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de inloggegevens van zijn beveiligde omgeving en verbindt zich ertoe die vertrouwelijk te houden.

‍

Artikel 4 – Intellectuele eigendom

‍

Alle onderdelen van het Fidly-platform – software, interfaces, databanken, inhoud, documentatie, merken, logo's en meer in het algemeen alle door Bepay ontwikkelde technologie – zijn beschermd door intellectuele-eigendomsrechten.

De Klant krijgt een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, beperkt tot de duur van zijn abonnement.

De gegevens, documenten en bestanden die de Klant importeert of aanmaakt, blijven zijn exclusieve eigendom; Bepay verwerft er geen ander recht op dan wat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

‍

Artikel 5 – Beschikbaarheid en onderhoud

‍

Bepay streeft naar een hoge beschikbaarheid van de dienst, behalve bij onderbrekingen door gepland onderhoud, technische evoluties of externe oorzaken (storing van de infrastructuur, overmacht, enz.).

Geplande ingrepen worden zo veel mogelijk vooraf aangekondigd per e-mail of via de applicatie.

Bij een kritiek incident zet Bepay alles in het werk om de dienst zo snel mogelijk te herstellen.

‍

Artikel 6 – Technische ondersteuning

‍

Een supportdienst is op werkdagen beschikbaar per e-mail en via de applicatie.

Bepay verbindt zich ertoe de ontvangst van aanvragen binnen een redelijke termijn te bevestigen en er een passend antwoord op te geven.

‍

Artikel 7 – Aansprakelijkheid

‍

Bepay treedt uitsluitend op als technische leverancier.

Bepay verstrekt geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.

De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud, de wettigheid en de fiscale conformiteit van de facturen en documenten die via Fidly verwerkt worden.

Bepay kan niet aansprakelijk gesteld worden voor onrechtstreekse schade (bedrijfsverlies, gegevensverlies, commerciële schade, enz.).

Haar totale aansprakelijkheid, om welke reden ook, is beperkt tot een bedrag gelijk aan drie maanden abonnement, behalve bij zware of opzettelijke fout.

‍

Artikel 8 – Gegevensbescherming (AVG)

‍

Bepay treedt op als verwerker in de zin van Verordening (EU) 2016/679 (AVG); de Klant blijft verwerkingsverantwoordelijke.

De gegevens worden gehost binnen de Europese Unie en zijn beschermd door beveiligingsmaatregelen volgens de standaarden van de sector.

Bepay verbindt zich ertoe:

• de gegevens alleen te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst;
• ze nooit te verkopen of zonder toestemming over te dragen;
• elk datalek dat de rechten van de Klant kan aantasten binnen 72 uur te melden.

De volledige verwerkingsmodaliteiten staan in het Privacybeleid en in de AVG-verwerkersovereenkomst die de Klant ter beschikking worden gesteld.

‍

Artikel 9 – Archivering en bewijskracht

‍

De elektronische documenten (facturen, dagboeken, transactiehistoriek) die via Fidly worden aangemaakt, worden gearchiveerd overeenkomstig de Belgische en Europese regelgeving.

De kopieën en registraties die Bepay bewaart, hebben bewijskracht tussen de partijen tot de Klant het tegendeel bewijst.

‍

Artikel 10 – Wijziging van de voorwaarden

‍

Bepay kan deze AV om juridische, technische of economische redenen wijzigen.

Elke wezenlijke wijziging wordt de Klant minstens 30 dagen vóór de inwerkingtreding schriftelijk meegedeeld.

De Klant die de wijzigingen weigert, kan zijn abonnement zonder boete opzeggen vóór de datum van toepassing.

‍

Artikel 11 – Toepasselijk recht en geschillenregeling

‍

Deze AV worden beheerst door het Belgisch recht.

Elk geschil valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luik, tenzij een wettelijke bepaling anders bepaalt.

Vóór elke gerechtelijke procedure streven de partijen naar een minnelijke oplossing.

Lukt dat niet, dan kan bemiddeling gevraagd worden via de Consumentenombudsdienst (www.consumentenombudsdienst.be) of het Europese ODR-platform (https://ec.europa.eu/consumers/odr).

‍

Artikel 12 – Contact

‍

BEPAY SRL (merk Fidly)
Rue Lambin 25, 5000 Namen
Ondernemingsnummer: BE 0695.710.427
E-mail: contact@fidly.be
Websites: www.fidly.be / www.bepay.be

‍

Bijlage A – Bijzondere voorwaarden "GEBRUIKENDE ONDERNEMINGEN"

‍

Artikel A1 – Voorwerp

Deze bijlage verduidelijkt de contractuele modaliteiten voor ondernemingen, organisaties of zelfstandigen die rechtstreeks een Fidly-abonnement nemen voor hun beroepsbehoeften.

Ze beschrijft onder meer de voorwaarden voor abonnement, verlenging, facturatie, wijziging van formule en opzegging.

‍

Artikel A2 – Abonnementsformules

‍

Fidly biedt verschillende abonnementsformules aan, aangepast aan de omvang en de behoeften van elke onderneming:

• START: voor kleine structuren of beperkte volumes;
• SMART: inclusief automatische bankkoppeling via de PSD2-richtlijn;
• GROWTH: voor ondernemingen met hoge volumes, met geavanceerde functies.

Elke formule omvat:

• een hoofdgebruikersaccount,
• een maandelijks of jaarlijks quotum binnenkomende en uitgaande facturen,
• toegang tot de functies die in de tarieflijst voorzien zijn.

De geldende tarieven en quota staan op de website en in de klantenomgeving.

De bedragen zijn exclusief belastingen; de wettelijke btw is van toepassing.

‍

Artikel A3 – Gratis proefperiode

‍

Nieuwe klanten kunnen een gratis proefperiode van 30 dagen krijgen, met een beperkt aantal facturen.

Na afloop van die periode moet de Klant een betalende formule kiezen.

Zonder inschrijving wordt de toegang tot de dienst opgeschort.

De gegevens die tijdens de proefperiode aangemaakt zijn, kunnen 60 dagen bewaard worden voor ze definitief verwijderd worden, tenzij de Klant om verlenging vraagt.

‍

Artikel A4 – Opties en bijkomende diensten

‍

De Klant kan op elk moment bijkomende opties nemen, zoals:

• extra gebruikersaccounts,
• bijkomende bankkoppelingen (PSD2),
• extra factuurpakketten,
• of diensten voor ondersteuning, opleiding of integratie.

De tarieven van de opties staan in de klantenomgeving.

Elke genomen optie gaat onmiddellijk in en wordt pro rata van de lopende periode gefactureerd.

‍

Artikel A5 – Facturatie en betaling

‍

Maandabonnementen worden op de verjaardatum gefactureerd.

Jaarabonnementen worden eenmaal per jaar gefactureerd, op de datum van de oorspronkelijke inschrijving.

Betalingen kunnen gebeuren via SEPA-domiciliering, overschrijving of bankkaart.

De facturen worden elektronisch uitgereikt en zijn op elk moment raadpleegbaar in de klantenomgeving.

Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege de wettelijke verwijlintresten en een forfaitaire vergoeding van 40 € verschuldigd, overeenkomstig de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

Bij aanhoudende niet-betaling behoudt Bepay zich het recht voor de toegang tot de dienst tijdelijk op te schorten tot de toestand geregulariseerd is.

‍

Artikel A6 – Quota en overschrijdingen

Elke formule omvat een vastgelegd quotum elektronische facturen.

Automatische meldingen waarschuwen de Klant wanneer hij dat quotum nadert of overschrijdt.

Bij overschrijding:

• voor de formules START en SMART kan de lopende periode automatisch gefactureerd worden aan het tarief van de hogere formule;
• voor de formule GROWTH worden automatisch extra factuurpakketten toegevoegd en gefactureerd aan het tarief vermeld in de tarieflijst.

De Klant kan zijn formule op elk moment aanpassen via zijn klantenomgeving.

‍

Artikel A7 – Duur, verlenging en opzegging

‍

A7.1 – Duur van de overeenkomst

Het abonnement wordt gesloten voor onbepaalde duur, met een verbintenis per periode:

• maandelijks, voor de maandformules;
• jaarlijks, voor de jaarformules.

‍

A7.2 – Verlenging

Behoudens opzegging binnen de voorziene termijnen wordt het abonnement bij elke periode automatisch verlengd:

• elke maand voor maandabonnementen;
• elk jaar op de verjaardatum voor jaarabonnementen.

‍

A7.3 – Opzegging door de klant

Voor maandformules: de opzegging kan op elk moment gevraagd worden, met ingang op het einde van de lopende maand, mits een opzegtermijn van minstens vijf (5) werkdagen vóór de volgende factuurdatum.

Voor jaarformules: de opzegging is op elk moment mogelijk met een opzegtermijn van vijftien (15) dagen vóór de verjaardatum.

De gefactureerde bedragen blijven verworven door Bepay en geven geen recht op terugbetaling, behalve bij een bewezen zware fout van Bepay.

‍

A7.4 – Opzegging door Bepay

Bepay kan de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen bij:

• fraude of poging tot fraude,
• misbruik, onwettig gebruik of gebruik in strijd met deze AV,
• aanhoudende niet-betaling ondanks herinnering,
• ernstige tekortkoming aan de contractuele verplichtingen.

Er gebeurt geen enkele terugbetaling, behalve als de opzegging het gevolg is van een zware fout van Bepay die tot een volledige onbeschikbaarheid van de dienst van meer dan vijftien (15) opeenvolgende dagen heeft geleid.

‍

A7.5 – Wijziging van formule

Bij een upgrade (overstap naar een hogere formule) gaat de wijziging onmiddellijk in. Het prijsverschil wordt berekend pro rata van de resterende tijd in de lopende periode.

Bij een downgrade (overstap naar een lagere formule) gaat de wijziging in bij de volgende factuurperiode, zonder terugbetaling van de lopende periode.

‍

Artikel A8 – Ondernemingen verbonden aan een partnerboekhoudkantoor

‍

Wanneer een onderneming toegang krijgt tot de Fidly-dienst via een partnerboekhoudkantoor van Bepay, kunnen bepaalde commerciële voorwaarden voortvloeien uit een specifieke overeenkomst tussen dat boekhoudkantoor en Bepay.

Die voorwaarden worden vermeld in de klantenomgeving en gelden zolang het boekhoudkantoor de status van actieve partner behoudt.

Als het boekhoudkantoor het partnerschap beëindigt, verbindt Bepay zich ertoe:

• de dienst zonder onderbreking actief te houden voor de eindklant,
• de klant te informeren en hem een overstap voor te stellen naar een rechtstreeks abonnement of naar een ander partnerboekhoudkantoor,
• alle gegevens en de volledige factuurhistoriek te bewaren.

Geen enkele klant verliest zijn toegang tot Fidly louter omdat zijn boekhoudkantoor het partnerschap beëindigt.

‍

Deze vertaling wordt ter informatie verstrekt. Bij verschil met de Franse versie heeft de Franse versie voorrang.