Conditions générales d'utilisation

Préambule

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Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre BEPAY SRL, société de droit belge, ayant son siège social à Rue Lambin 25, 5000 Namur, immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0695.710.427 (ci-après « Bepay »), et toute personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles (ci-après « le Client ») qui utilise les services proposés sous la marque Fidly.

Fidly désigne la solution logicielle et les services numériques exploités par Bepay dans le domaine de la facturation électronique, de la gestion comptable automatisée et de la collaboration entre entreprises et fiduciaires.

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Article 1 – Objet et champ d'application

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Bepay met à disposition des professionnels la plateforme Fidly, un environnement SaaS (Software as a Service) offrant les services suivants :

• émission et réception de factures électroniques conformes aux standards légaux (UBL, Peppol) ;
• gestion électronique des documents comptables ;
• intégration au réseau Peppol pour la transmission sécurisée des factures ;
• collaboration en ligne entre entreprises et leurs fiduciaires ;
• automatisation de certaines opérations administratives, notamment la gestion des salaires de dirigeants ;
• support technique et formation des utilisateurs.

Les présentes CGV constituent le cadre contractuel général applicable à tout utilisateur du service Fidly, qu'il s'agisse d'une entreprise utilisatrice ou d'une fiduciaire partenaire.

Elles peuvent être complétées par des Conditions Particulières spécifiques à chaque catégorie de client.

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Article 2 – Hiérarchie contractuelle

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Les présentes CGV définissent les règles communes applicables à tous les clients Fidly.

Elles sont complétées :

• par l'Annexe A : Conditions Particulières – Entreprises Utilisatrices, et
• par l'Annexe B : Conditions Particulières – Fiduciaires Partenaires.

En cas de divergence d'interprétation entre les CGV générales et les annexes, les dispositions de l'annexe concernée prévalent.

Toute souscription au service implique l'acceptation intégrale des présentes CGV et, le cas échéant, de l'annexe applicable.

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Article 3 – Souscription et accès au service

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L'accès à Fidly nécessite la création d'un compte utilisateur par le Client, comportant des informations exactes et à jour.

Bepay peut subordonner l'activation définitive du compte à la vérification d'identité (procédure KYC – Know Your Customer) en conformité avec la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.

Le Client demeure seul responsable des identifiants permettant l'accès à son espace sécurisé et s'engage à en préserver la confidentialité.

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Article 4 – Propriété intellectuelle

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L'ensemble des éléments constituant la plateforme Fidly – logiciels, interfaces, bases de données, contenus, documentation, marques, logos et plus généralement toute technologie développée par Bepay – est protégé par les droits de propriété intellectuelle.

Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, limité à la durée de son abonnement.

Les données, documents et fichiers importés ou produits par le Client restent sa propriété exclusive ; Bepay n'en acquiert aucun droit autre que celui nécessaire à l'exécution du contrat.

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Article 5 – Disponibilité et maintenance

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Bepay s'efforce de maintenir une disponibilité élevée du service, sauf interruptions liées à la maintenance planifiée, aux évolutions techniques ou à des causes extérieures (panne d'infrastructure, force majeure, etc.).

Les interventions planifiées sont, dans la mesure du possible, annoncées à l'avance par e-mail ou via l'application.

En cas d'incident critique, Bepay mettra tout en œuvre pour rétablir le service dans les meilleurs délais.

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Article 6 – Support technique

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Un service de support est disponible par e-mail et via l'application durant les jours ouvrables.

Bepay s'engage à accuser réception des demandes dans un délai raisonnable et à y apporter une réponse appropriée.

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Article 7 – Responsabilités

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Bepay agit exclusivement comme fournisseur technique.

Elle ne fournit pas de prestations de conseil comptable, fiscal ou juridique.

Le Client reste seul responsable du contenu, de la légalité et de la conformité fiscale des factures et documents traités via Fidly.

Bepay ne peut être tenue responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de données, préjudice commercial, etc.).

Sa responsabilité globale, toutes causes confondues, est limitée au montant équivalent à trois mois d'abonnement, sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle.

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Article 8 – Protection des données (RGPD)

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Bepay agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), le Client demeurant responsable du traitement.

Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne et font l'objet de mesures de sécurité conformes aux standards du secteur.

Bepay s'engage à :

• n'utiliser les données que pour l'exécution du contrat ;
• ne jamais les vendre ni les transférer sans autorisation ;
• notifier toute violation susceptible d'affecter les droits du Client dans un délai de 72 heures.

Les modalités complètes de traitement sont détaillées dans la Politique de Confidentialité et dans l'Avenant de Sous-Traitance RGPD mis à disposition du Client.

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Article 9 – Archivage et valeur probante

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Les documents électroniques (factures, journaux, historiques de transactions) générés via Fidly sont archivés conformément à la réglementation belge et européenne.

Les copies et enregistrements conservés par Bepay font preuve entre les parties jusqu'à démonstration contraire par le Client.

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Article 10 – Modifications des conditions

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Bepay peut faire évoluer les présentes CGV pour des raisons légales, techniques ou économiques.

Toute modification substantielle fera l'objet d'une notification écrite au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Le Client qui refuse ces modifications peut résilier son abonnement sans pénalité avant la date d'application.

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Article 11 – Droit applicable et règlement des litiges

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Les présentes CGV sont régies par le droit belge.

Tout différend sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège, sauf disposition légale contraire.

Avant toute action judiciaire, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable.

En cas d'échec, une médiation peut être sollicitée via le Service de Médiation pour le Consommateur (www.mediationconsommateur.be) ou la plateforme européenne ODR (https://ec.europa.eu/consumers/odr).

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Article 12 – Contact

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BEPAY SRL (Marque Fidly)
Rue Lambin 25, 5000 Namur
Numéro d'entreprise : BE 0695.710.427
Email : contact@fidly.be
Sites : www.fidly.be / www.bepay.be

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Annexe A – Conditions particulières "ENTREPRISES UTILISATRICES"

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Article A1 – Objet

La présente annexe précise les modalités contractuelles applicables aux entreprises, organisations ou travailleurs indépendants qui souscrivent directement à un abonnement Fidly pour leurs besoins professionnels.

Elle décrit notamment les conditions d'abonnement, de renouvellement, de facturation, de changement de formule et de résiliation.

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Article A2 – Formules d'abonnement

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Fidly propose plusieurs formules d'abonnement adaptées à la taille et aux besoins de chaque entreprise :

• START : pour les petites structures ou volumes limités ;
• SMART : incluant la connexion bancaire automatique via la directive PSD2 ;
• GROWTH : pour les entreprises à volumes élevés, avec fonctionnalités avancées.

Chaque formule comprend :

• un compte utilisateur principal,
• un quota mensuel ou annuel de factures entrantes et sortantes,
• l'accès aux fonctionnalités prévues dans la grille tarifaire.

Les tarifs et quotas en vigueur sont affichés sur le site web et dans l'espace client.

Les montants s'entendent hors taxes, la TVA légale s'applique.

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Article A3 – Période d'essai gratuite

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Une période d'essai gratuite de 30 jours peut être offerte aux nouveaux clients, avec un nombre limité de factures.

À l'issue de cette période, le Client doit choisir une formule payante.

En l'absence de souscription, l'accès au service est suspendu.

Les données créées pendant la période d'essai peuvent être conservées pendant un délai de 60 jours avant suppression définitive, sauf prolongation demandée par le Client.

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Article A4 – Options et services additionnels

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Le Client peut souscrire des options complémentaires à tout moment, telles que :

• des comptes utilisateurs supplémentaires,
• des connexions bancaires additionnelles (PSD2),
• des packs de factures supplémentaires,
• ou des services d'assistance, de formation ou d'intégration.

Les tarifs des options sont précisés dans l'espace client.

Toute option souscrite prend effet immédiatement et est facturée au prorata de la période en cours.

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Article A5 – Facturation et paiement

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Les abonnements mensuels sont facturés à date anniversaire.

Les abonnements annuels sont facturés une fois par an, à la date de souscription initiale.

Les paiements peuvent être effectués par prélèvement SEPA, virement ou carte bancaire.

Les factures sont émises électroniquement et consultables à tout moment dans l'espace client.

En cas de retard de paiement, des intérêts légaux de retard ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € sont dus de plein droit, conformément à la loi belge du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

En cas de non-paiement persistant, Bepay se réserve le droit de suspendre temporairement l'accès au service jusqu'à régularisation.

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Article A6 – Quotas et dépassements

Chaque formule inclut un quota défini de factures électroniques.

Des notifications automatiques préviennent le Client lorsqu'il approche ou dépasse ce quota.

En cas de dépassement :

• pour les formules START et SMART, la période en cours peut être automatiquement facturée au tarif de la formule supérieure ;
• pour la formule GROWTH, des packs de factures supplémentaires sont ajoutés automatiquement et facturés au tarif indiqué dans la grille tarifaire.

Le Client conserve la possibilité d'ajuster sa formule à tout moment via son espace client.

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Article A7 – Durée, renouvellement et résiliation

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A7.1 – Durée du contrat

L'abonnement est conclu pour une durée indéterminée, avec un engagement par période :

• mensuelle, pour les formules mensuelles ;
• annuelle, pour les formules annuelles.

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A7.2 – Renouvellement

Sauf résiliation dans les délais prévus, l'abonnement se renouvelle automatiquement à chaque période :

• chaque mois pour les abonnements mensuels ;
• chaque année à la date anniversaire pour les abonnements annuels.

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A7.3 – Résiliation par le client

Pour les formules mensuelles : la résiliation peut être demandée à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours, sous réserve d'un préavis minimal de cinq (5) jours ouvrables avant la date de facturation suivante.

Pour les formules annuelles : la résiliation est possible à tout moment avec un préavis de quinze (15) jours avant la date anniversaire.

Les montants facturés restent acquis à Bepay et ne donnent pas lieu à remboursement, sauf cas de faute grave avérée de Bepay.

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A7.4 – Résiliation par Bepay

Bepay peut mettre fin au contrat sans préavis en cas de :

• fraude ou tentative de fraude,
• usage abusif, illicite ou contraire aux présentes CGV,
• impayé persistant malgré relance,
• manquement grave aux obligations contractuelles.

Aucun remboursement ne sera effectué, sauf si la résiliation résulte d'une faute grave de Bepay ayant entraîné une indisponibilité totale du service supérieure à quinze (15) jours consécutifs.

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A7.5 – Changement de formule

En cas d'upgrade (passage à une formule supérieure), le changement prend effet immédiatement. La différence de prix est calculée au prorata du temps restant dans la période en cours.

En cas de downgrade (passage à une formule inférieure), la modification prend effet à la prochaine période de facturation, sans remboursement de la période en cours.

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Article A8 – Cas des entreprises liées à une fiduciaire partenaire

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Lorsqu'une entreprise accède au service Fidly par l'intermédiaire d'une fiduciaire partenaire de Bepay, certaines conditions commerciales peuvent découler d'un accord spécifique entre cette fiduciaire et Bepay.

Ces conditions sont indiquées dans l'espace client et s'appliquent tant que la fiduciaire conserve son statut de partenaire actif.

En cas de résiliation du partenariat par la fiduciaire, Bepay s'engage à :

• maintenir le service actif pour le client final, sans interruption,
• informer le client et lui proposer une transition vers un abonnement direct ou vers une autre fiduciaire partenaire,
• préserver l'intégralité des données et historiques de facturation.

Aucun client ne perdra son accès à Fidly du seul fait de la résiliation du partenariat par sa fiduciaire.

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