Die E-Rechnung kommt im Januar 2026

Am 1. Januar 2026 erwartet alle MwSt.-pflichtigen belgischen Unternehmen eine große Veränderung: die Pflicht, auf die E-Rechnung über das gesicherte Peppol-Netzwerk umzusteigen. Ob KMU, Großunternehmen oder Selbstständiger: Dieser Übergang wird Ihren Alltag verändern. Aber keine Panik! Diese Entwicklung ist keine Last, sondern eine Chance, Ihre Abläufe zu automatisieren, Ihre Transaktionen abzusichern und sich an einer neuen europäischen Norm auszurichten.

Was ist eine „gültige“ E-Rechnung?

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass eine einfache, als PDF per E-Mail verschickte Rechnung genügt. Das ist nicht der Fall. Ab dem 1. Januar 2026 werden nur noch „strukturierte“ E-Rechnungen akzeptiert. Gemeint ist eine digitale Datei, die Buchhaltungssoftware automatisch lesen und verarbeiten kann, ganz ohne manuelle Erfassung. Diese Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und über das Peppol-Netzwerk übermittelt werden. PDFs bleiben jedoch sehr nützlich, um Rechnungen an Privatpersonen zu senden, die per Definition nicht an das Peppol-Netzwerk angeschlossen sind. Zudem können Sie PDFs weiterhin für Ihr eigenes Archiv aufbewahren, doch rechtlich zählt im B2B-Bereich bei einer Steuerprüfung nur das über Peppol versandte strukturierte Dokument.

Warum diese Veränderung Ihren Alltag vereinfacht

Das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ist ein gesichertes, dezentrales System, vergleichbar mit einem Telekommunikationsnetz für Rechnungen. Es standardisiert den Austausch elektronischer Dokumente und macht B2B-Transaktionen reibungsloser und schneller. Für Sie bedeutet das:

• Eine einfachere Buchhaltung: Schluss mit manueller Erfassung. Die Rechnungen fließen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware ein, was das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten verringert.
• Schnellere Zahlungen: Der automatische Versand und Empfang von Rechnungen beschleunigt die Bearbeitung und die Zahlungsfristen.
• Mehr Sicherheit: Das Peppol-Netzwerk schützt Ihre Daten bestmöglich und sorgt für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit Ihrer Dokumente, was ihre Rechtskonformität garantiert.

Sind Sie von dieser Pflicht betroffen?

Ja, wenn Ihr Unternehmen in Belgien MwSt.-pflichtig ist. Die Regel gilt für alle B2B-Transaktionen auf belgischem Gebiet. B2C, also der Verkauf an Privatpersonen, ist nicht betroffen. Für bestimmte Vorgänge gibt es Ausnahmen, doch die große Mehrheit der Unternehmen muss sich daran halten. Belgien reiht sich damit unter die Vorreiter dieser digitalen Transformation in Europa ein.

Die Rolle von KYC im Peppol-Netzwerk

„Know Your Customer“ (KYC), also „Kenne deinen Kunden“, ist ein Bündel von Verfahren, mit denen die Identität der Nutzer geprüft und die Rechtmäßigkeit ihrer Tätigkeit sichergestellt wird. Im Peppol-Netzwerk spielt KYC eine entscheidende Rolle für die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Austauschs. Jedes Unternehmen, das sich im Netzwerk registrieren möchte, muss eine Identitätsprüfung durchlaufen, die oft über die Software erfolgt, die die Verbindung zu Peppol herstellt. Dieses Verfahren hilft, Betrug, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern, indem nur legitime Akteure an elektronischen Transaktionen teilnehmen. KYC stärkt so das Vertrauen in das Netzwerk, eine wesentliche Voraussetzung für die breite Einführung der E-Rechnung.

Bei Fidly erfolgt die KYC automatisch, wenn Sie sich über Ihren Buchhalter anmelden, der Bepay bereits bekannt ist, denn er kann Ihre Identität bestätigen. Andernfalls weist die Kopie eines Ausweises eines der in der jüngsten Veröffentlichung in den Anlagen zum Belgischen Staatsblatt genannten Geschäftsführer Ihr Recht nach, das Unternehmen zu vertreten, bzw. Ihre Identität als Selbstständiger.

Fallstricke, die Sie vermeiden sollten, und Lösungen

Für einen reibungslosen Übergang sollten Sie die Vorbereitung nicht unterschätzen. Hier die häufigsten Fehler und wie Sie ihnen zuvorkommen:

• Weiterhin PDFs oder Papierdokumente versenden: Ab 2026 werden diese Formate im B2B-Bereich rechtlich nicht mehr akzeptiert. Lösung: Passen Sie Ihre Fakturierungssoftware so an, dass sie strukturierte Rechnungen erzeugen und über einen Peppol-Zugangspunkt versenden kann.
• Ihre Partner außer Acht lassen: Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Kunden und Lieferanten bereit sind. Ist ein Partner nicht bereit, kann seine PDF-Rechnung abgelehnt werden. Lösung: Ermutigen Sie ihn, sich im Peppol-Netzwerk zu registrieren und eine passende Software wie Fidly zu nutzen.
• Die Bedeutung von Schulungen unterschätzen: Eine gute Vorbereitung Ihres Teams ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Lösung: Planen Sie Schulungen und testen Sie Ihre neuen Abläufe vor der Frist.

Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Wenn Sie jetzt beginnen, können Sie diese Veränderung gelassen angehen und die vielen Vorteile der Automatisierung nutzen. Zu Ihrer Unterstützung hat die belgische Regierung Maßnahmen eingeführt, etwa einen Investitionsabzug für digitale Investitionen oder den erhöhten Abzug für Abonnements von Fakturierungssoftware, die die Kosten dieses Übergangs senken können.