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Sie haben gerade ein Fidly-Abonnement abgeschlossen und möchten loslegen? Ausgezeichnete Wahl! Diese Anleitung hilft Ihnen, die wichtigsten Funktionen der Software in kürzester Zeit kennenzulernen. Folgen Sie diesen einfachen Schritten und versenden Sie im Handumdrehen Ihre erste E-Rechnung.
Schritt 1: Die Grundlagen Ihres Unternehmens einrichten
Bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden, sind einige Einstellungen nötig. Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie diese Punkte durch.
- Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu: Der erste Eindruck zählt. Laden Sie Ihr Firmenlogo im Modul „Mein Unternehmen“ hoch, damit es auf allen Ihren Rechnungen erscheint. Verwenden Sie möglichst eine Datei in guter Qualität, etwa PNG oder SVG.
- Hinterlegen Sie Ihre Bankdaten: Zeit, Ihre Bankkonten zu verbinden. Im Bereich „Bankkonten“ fügen Sie die Angaben Ihrer Konten hinzu. Denken Sie daran: Ein Bankkonto ist für die Registrierung im Peppol-Netzwerk unerlässlich.
- Aktivieren Sie den Empfang von E-Rechnungen: Mit Fidly können Sie E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk nicht nur versenden, sondern auch empfangen. Registrieren Sie sich dazu in den Einstellungen im Peppol-Netzwerk. Das ist ein wichtiger Schritt, der praktisch sofort erledigt ist, wenn Ihr Unternehmensdatensatz eine gültige ZDU-Nummer, eine E-Mail-Adresse und ein Bankkonto enthält.
- Hinterlegen Sie die überwachte E-Mail-Adresse: Dank dieser Funktion ruft Fidly die Rechnungen Ihrer Lieferanten automatisch ab, wenn Sie sie einfach an diese E-Mail-Adresse weiterleiten. Diese Adresse ist eindeutig und für Ihr Konto gesichert.
Schritt 2: Ihren Produktkatalog aufbauen
Um Zeit zu sparen, erfassen Sie Ihre Produkte und Leistungen nicht auf jeder Rechnung von Hand. Füllen Sie Ihren Katalog ein für alle Mal aus!
- Legen Sie Ihre Artikel an: Klicken Sie im Menü auf Verzeichnis und fügen Sie Ihre Produkte und Leistungen hinzu. Sie können sogar mehrere Zeilen auf einmal hinzufügen, ideal für große Sortimente. Danach können Sie diese Liste leicht ergänzen und ändern.
- Nutzen Sie die Schnellsuche: Beim Erstellen einer Rechnung finden Sie mit der integrierten Suche schnell ein Produkt oder eine Leistung in Ihrem Verzeichnis, indem Sie den Namen oder die Kennung eintippen.
Schritt 3: Ihre erste Rechnung erstellen und versenden
Jetzt, da alles eingerichtet ist, kommt der Moment der Wahrheit!
- Füllen Sie die wichtigsten Angaben aus: Geben Sie die Grunddaten ein (Kunde, Rechnungsnummer, Datum) und fügen Sie die Artikel aus Ihrem Verzeichnis über die Schnellsuche hinzu. Vergessen Sie die Zahlungsfristen und andere wichtige Felder nicht.
- Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage: Beim Versand können Sie eine gespeicherte E-Mail-Vorlage nutzen, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu erleichtern.
Schritt 4: Die wiederkehrende Fakturierung aktivieren
Für Abonnements und wiederkehrende Leistungen vereinfacht Fidly die Verwaltung.
- Legen Sie ein Abonnement an: Im Bereich Abonnements legen Sie Häufigkeit und Details der Abrechnung fest. Eine visuelle Übersicht zeigt Ihnen die kommenden Rechnungen.
- Verwalten Sie Ihre Abonnements: Sie können die Liste Ihrer Abonnements einsehen und jedes einzelne öffnen, um die Angaben zu ändern, es zu deaktivieren oder zu löschen.
Schritt 5: Ihre Eingangsrechnungen erfassen
Über Peppol übermittelte Rechnungen gehen sofort in Fidly ein und erscheinen in der Liste der eingehenden Dokumente. Von ausländischen Lieferanten erhalten Sie jedoch weiterhin PDF-Rechnungen, außerdem besondere Belege wie Restaurantquittungen.
- Ziehen Sie Ihre PDF-Rechnungen hinein: Über die Felder unten links auf dem Bildschirm laden Sie PDFs direkt hoch; die KI liest sie und entnimmt alle nützlichen Angaben.
- Scannen Sie Belege: Mit der mobilen Fidly-App genügt ein Foto eines Belegs: Er wird sofort zugeschnitten, gesendet und in Fidly erkannt.
Mit Fidly ist Ihre E-Rechnung einfach und effizient. Entdecken Sie gern auch die anderen Funktionen wie Gutschriften oder die Verbindung zum Buchhalter, um Ihre Verwaltung noch weiter zu optimieren.
