La facturation électronique arrive en janvier 2026

Le 1er janvier 2026, un changement majeur attend toutes les entreprises belges assujetties à la TVA : l'obligation de basculer vers la facturation électronique via le réseau sécurisé Peppol. Que vous soyez une PME, une grande entreprise ou un indépendant, cette transition va transformer votre quotidien. Mais pas de panique ! Loin d'être une contrainte, cette évolution est une opportunité d'automatiser vos processus, de sécuriser vos transactions et de vous aligner sur une nouvelle norme européenne.

Qu'est-ce qu'une facture électronique "valable" ?

Une idée reçue est qu'une simple facture envoyée en PDF par email suffit. Ce n'est pas le cas. À partir du 1er janvier 2026, seules les factures électroniques "structurées" seront acceptées. Cela signifie qu'il s'agit d'un fichier numérique lisible et traitable automatiquement par les logiciels de comptabilité, sans aucune saisie manuelle. Ces factures doivent être conformes à la norme européenne EN 16931 et transmises via le réseau Peppol. Les PDF resteront cependant très utiles pour envoyer des factures aux particuliers qui per définition ne sont pas reliés au réseau Peppol. De plus, vous pourrez toujours conserver des PDF pour vos archives personnelles, mais légalement, en B2B, seul le document structuré envoyé via Peppol fera foi en cas de contrôle fiscal.

Pourquoi ce changement va simplifier votre quotidien

Le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un système sécurisé et décentralisé, comparable à un réseau de télécommunications pour les factures. Il standardise l'échange de documents électroniques, rendant les transactions B2B plus fluides et rapides. Pour vous, cela signifie :

• Une comptabilité plus simple : Fini la saisie manuelle. Les factures s'intègrent directement dans votre logiciel de comptabilité, réduisant le risque d'erreurs et de litiges.
• Des paiements plus rapides : L'envoi et la réception automatiques des factures accélèrent le traitement et les délais de paiement.
• Une sécurité renforcée : Le réseau Peppol assure une protection maximale de vos données et une traçabilité complète de vos documents, garantissant leur conformité légale.

Êtes-vous concerné par cette obligation ?

Oui, si votre entreprise est assujettie à la TVA en Belgique. Cette règle s'applique à toutes les transactions B2B sur le territoire belge. Le B2C, c'est-à-dire les ventes aux particuliers, n'est pas concerné. Des exceptions existent pour certaines opérations spécifiques, mais la grande majorité des entreprises sont tenues de s'y conformer. La Belgique rejoint ainsi la liste des pionniers de cette transformation digitale en Europe.

Le rôle du KYC dans le réseau Peppol

Le "Know Your Customer" (KYC), ou "Connaître votre client", est un ensemble de procédures qui vise à vérifier l'identité des utilisateurs et à s'assurer de la légalité de leurs activités. Dans le contexte du réseau Peppol, le KYC joue un rôle crucial pour garantir la sécurité et la fiabilité des échanges. Chaque entreprise souhaitant s'inscrire sur le réseau doit passer par une vérification d'identité, souvent effectuée via le logiciel de connexion à Peppol. Ce processus permet de prévenir la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, en s'assurant que seuls des acteurs légitimes participent aux transactions électroniques. Le KYC renforce ainsi la confiance dans le réseau, élément essentiel pour l'adoption généralisée de la facturation électronique.

Chez Fidly, le KYC est automatique si vous vous inscrivez par l'intermédiaire de votre comptable déjà connu chez Bepay car il peut certifier votre identité. Dans le cas contraire, l'envoi d'un copie d'une pièce d'identité de l'un des gérants mentionnés dans le plus récente publication aux annexes du Moniteur belge attestera de vos droits à représenter l'entreprise ou de votre identité pour un indépendant.

Les pièges à éviter et les solutions à adopter

Pour une transition en douceur, il est important de ne pas sous-estimer la préparation. Voici les erreurs les plus courantes et les moyens de les anticiper :

• Continuer à envoyer des PDF ou des documents papier : À partir du 2026, ces formats ne seront plus acceptés légalement en B2B. Solution : Adaptez votre logiciel de facturation pour qu'il puisse générer et envoyer des factures structurées via un point d'accès Peppol.
• Ignorer vos partenaires : Assurez-vous que vos clients et fournisseurs sont également prêts. Si un partenaire n'est pas prêt, sa facture PDF pourra être refusée. Solution : Encouragez-le à s'enregistrer sur le réseau Peppol et a exploiter un logiciel adapté tel que Fidly.
• Sous-estimer l'importance de la formation : Une bonne préparation de votre équipe est essentielle pour que le processus se déroule sans accroc. Solution : Planifiez des sessions de formation et testez vos nouveaux processus avant la date limite.

N'attendez pas la dernière minute pour agir. En vous y prenant dès maintenant, vous pourrez aborder ce changement en toute sérénité et profiter des nombreux avantages de l'automatisation. Pour vous aider, le gouvernement belge a mis en place des mesures de soutien, comme une déduction pour investissement numérique ou la déduction majorée pour les abonnements à des logiciels de facturation, qui peuvent alléger le coût de cette transition.