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Vous venez de vous abonner à Fidly et vous êtes prêt à démarrer ? Excellent choix ! Ce guide est conçu pour vous aider à prendre en main les fonctionnalités essentielles du logiciel en un minimum de temps. Suivez ces 4 étapes simples et envoyez votre première facture électronique en un rien de temps.
Étape 1 : Configurez les bases de votre entreprise
Avant d'envoyer votre première facture, quelques configurations initiales sont nécessaires. Rendez-vous dans les Paramètres et suivez ces quelques points.
- Ajoutez le logo de votre entreprise : La première impression est cruciale. Importez le logo de votre entreprise dans le module "Mon entreprise" pour qu'il figure sur toutes vos factures. Assurez-être d'utiliser un fichier de bonne qualité, type PNG ou SVG de préférence.
- Enregistrez vos coordonnées bancaires : Il est temps de connecter vos comptes bancaires. Rendez-vous dans la section "Comptes bancaires" pour ajouter les détails de vos comptes. N'oubliez pas qu'un compte bancaire est indispensable pour s'enregistrer sur le réseau Peppol.
- Activez la réception de factures électroniques : Fidly vous permet non seulement d'envoyer, mais aussi de recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol. Pour cela, inscrivez-vous sur le réseau Peppol dans les paramètres. C'est une étape essentielle et pratiquement immédiate si votre fiche d'entreprise comporte bien un BCE valide, une adresses email et un compte bancaire.
- Enregistrer l'adresse e-mail monitorée : Grâce à cette fonctionnalité, Fidly peut récupérer automatiquement les factures de vos fournisseurs via un simple transfert à cette adresse email. Cette adresse est unique et sécurisée pour votre compte.
Étape 2 : Constituez votre catalogue de produits
Pour gagner du temps, n'encodez pas vos produits et services à la main sur chaque facture. Remplissez votre catalogue une fois pour toutes !
- Créez vos articles : Dans le menu, cliquez sur Répertoire et ajoutez vos produits et services. Vous pouvez même ajouter plusieurs lignes à la fois, ce qui est idéal pour les inventaires volumineux. Vous pourrez par la suite enrichir et modifier facilement cette liste.
- Utilisez la recherche rapide : Lors de la création d'une facture, vous pouvez utiliser la recherche intégrée pour trouver rapidement un produit ou un service dans votre répertoire en commençant à taper son nom ou son identifiant.
Étape 3 : Créez et envoyez votre première facture
Maintenant que tout est configuré, c'est le moment de vérité !
- Remplissez les informations essentielles : Renseignez les informations de base (client, numéro de facture, date) et ajoutez les articles depuis votre répertoire grâce à la recherche rapide. N'oubliez pas de renseigner les délais de paiement et autres champs importants.
- Choisissez un modèle de texte d'e-mail : Lors de l'envoi, vous pouvez utiliser un modèle de texte d'e-mail pré-enregistré pour fluidifier votre communication avec vos clients.
Étape 4 : Activez la facturation récurrente
Pour les abonnements et les services récurrents, Fidly simplifie la gestion.
- Créez un abonnement : Rendez-vous dans la section Abonnements pour définir la fréquence de facturation et les détails. Une présentation visuelle vous donne un aperçu des factures à venir.
- Gérez vos abonnements : Vous pouvez consulter la liste de vos abonnements et accéder au détail de chacun pour modifier les informations, les désactiver ou les supprimer.
Étape 5 : Enregistrez vos facture entrantes
Les factures transmises via Peppol seront immédiatement réceptionnées par Fidly et affichées dans la liste des documents entrants. Toutefois vous allez continuer à recevoir des factures au format PDF lorsqu'elles émanent de fournisseurs étranger ainsi que des documents particuliers comme des tickets de restaurant.
- Glisser-déposer vos factures PDF : Les cadres en bas à gauche de l'écran vous permette de charger directement les PDF qui seront interprétés par l'IA our en extraire toutes les informations utiles.
- Scanner des tickets : Avec l'application mobile Fidly il suffit de prendre un photo d'un ticket poiur que celui-ci soit immédaitement recadré et envoyé puis reconnu dans Fidly.
Avec Fidly, votre facturation électronique est simple et efficace. N'hésitez pas à explorer les autres fonctionnalités comme les Notes de crédit ou la Connexion comptable pour optimiser encore plus votre gestion.
