.png)
Op 1 januari 2026 staat alle btw-plichtige Belgische ondernemingen een grote verandering te wachten: de verplichting om over te stappen op elektronische facturatie via het beveiligde Peppol-netwerk. Of u nu een kmo, een grote onderneming of een zelfstandige bent, deze overstap zal uw dagelijkse werking veranderen. Maar geen paniek! Deze evolutie is geen last, maar een kans om uw processen te automatiseren, uw transacties te beveiligen en aan te sluiten bij een nieuwe Europese norm.
Wat is een "geldige" elektronische factuur?
Een wijdverspreid misverstand is dat een gewone factuur die als pdf per e-mail verstuurd wordt, volstaat. Dat is niet zo. Vanaf 1 januari 2026 worden alleen "gestructureerde" elektronische facturen aanvaard. Het gaat om een digitaal bestand dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen en verwerken, zonder enige manuele invoer. Die facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931 en via het Peppol-netwerk verstuurd worden. Pdf's blijven wel heel nuttig om facturen naar particulieren te sturen, die per definitie niet op het Peppol-netwerk aangesloten zijn. Bovendien kunt u nog steeds pdf's bewaren voor uw eigen archief, maar wettelijk geldt in B2B bij een fiscale controle alleen het gestructureerde document dat via Peppol verstuurd werd.
Waarom deze verandering uw dagelijkse werking vereenvoudigt
Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd en gedecentraliseerd systeem, te vergelijken met een telecommunicatienetwerk voor facturen. Het standaardiseert de uitwisseling van elektronische documenten, waardoor B2B-transacties vlotter en sneller verlopen. Voor u betekent dat:
- Een eenvoudigere boekhouding: Gedaan met manuele invoer. De facturen komen rechtstreeks in uw boekhoudprogramma terecht, wat het risico op fouten en geschillen verkleint.
- Snellere betalingen: Het automatisch versturen en ontvangen van facturen versnelt de verwerking en de betalingstermijnen.
- Betere beveiliging: Het Peppol-netwerk beschermt uw gegevens maximaal en zorgt voor een volledige traceerbaarheid van uw documenten, wat hun wettelijke conformiteit garandeert.
Valt u onder deze verplichting?
Ja, als uw onderneming btw-plichtig is in België. De regel geldt voor alle B2B-transacties op Belgisch grondgebied. B2C, dus verkoop aan particulieren, valt er niet onder. Voor sommige specifieke handelingen bestaan uitzonderingen, maar de overgrote meerderheid van de ondernemingen moet zich eraan houden. België sluit zich zo aan bij de pioniers van deze digitale transformatie in Europa.
De rol van KYC in het Peppol-netwerk
"Know Your Customer" (KYC), of "ken uw klant", is een geheel van procedures om de identiteit van gebruikers te controleren en na te gaan of hun activiteiten wettig zijn. In het Peppol-netwerk speelt KYC een cruciale rol voor de veiligheid en de betrouwbaarheid van de uitwisselingen. Elke onderneming die zich op het netwerk wil inschrijven, moet een identiteitscontrole doorlopen, vaak via de software die de verbinding met Peppol maakt. Dit proces helpt fraude, witwaspraktijken en terrorismefinanciering te voorkomen door ervoor te zorgen dat alleen legitieme spelers aan de elektronische transacties deelnemen. KYC versterkt zo het vertrouwen in het netwerk, een essentieel element voor de algemene invoering van elektronische facturatie.
Bij Fidly gebeurt de KYC automatisch als u zich inschrijft via uw boekhouder die al bekend is bij Bepay, want hij kan uw identiteit bevestigen. Anders bewijst een kopie van een identiteitsbewijs van een van de zaakvoerders vermeld in de meest recente publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad uw recht om de onderneming te vertegenwoordigen, of uw identiteit als zelfstandige.
Valkuilen om te vermijden en oplossingen om toe te passen
Voor een vlotte overstap mag u de voorbereiding niet onderschatten. Dit zijn de meest voorkomende fouten en de manieren om ze voor te zijn:
- Pdf's of papieren documenten blijven versturen: Vanaf 2026 worden deze formaten in B2B wettelijk niet meer aanvaard. Oplossing: Pas uw facturatieprogramma aan zodat het gestructureerde facturen kan aanmaken en via een Peppol-toegangspunt versturen.
- Uw partners vergeten: Zorg ervoor dat uw klanten en leveranciers ook klaar zijn. Is een partner niet klaar, dan kan zijn pdf-factuur geweigerd worden. Oplossing: Moedig hem aan zich op het Peppol-netwerk te registreren en een aangepast programma zoals Fidly te gebruiken.
- Het belang van opleiding onderschatten: Een goede voorbereiding van uw team is essentieel om het proces vlot te laten verlopen. Oplossing: Plan opleidingen en test uw nieuwe processen vóór de deadline.
Wacht niet tot het laatste moment om in actie te komen. Wie er nu al werk van maakt, kan deze verandering rustig aanpakken en ten volle genieten van de voordelen van automatisering. Om u te helpen heeft de Belgische overheid steunmaatregelen ingevoerd, zoals een investeringsaftrek voor digitale investeringen of de verhoogde aftrek voor abonnementen op facturatiesoftware, die de kosten van deze overstap kunnen verlichten.
